Protecția datelor

Hecate păstrează date de programare și de contact pentru cabinete stomatologice. Pagina aceasta spune ce se păstrează, pe baza instrucțiunilor cui, cât timp și cine altcineva mai are acces. Este scrisă ca să fie citită înainte de a semna ceva, nu după.

Cine răspunde pentru ce

Cabinetul dumneavoastră este operatorul de date. Dumneavoastră decideți de ce sunt prelucrate datele pacienților și pe ce temei. Hecate este împuternicitul, care acționează numai pe baza instrucțiunilor dumneavoastră documentate, conform articolului 28 din GDPR.

Un acord de prelucrare a datelor care acoperă clauzele articolului 28 se pune la dispoziție înainte de a începe configurarea, nu după. Cereți-l de la prima discuție dacă vreți să îl citească avocatul dumneavoastră din timp.

Ce nu se păstrează niciodată

Niciun diagnostic. Niciun act de tratament. Nicio notă clinică. Nicio radiografie, nicio fișă medicală, nicio rețetă.

Aceasta este o limită asumată, nu o lipsă a produsului. Hecate păstrează date de programare și de comunicare: un nume, un număr de telefon, opțional un email și data nașterii, ce medic și ce serviciu, când este programarea și mesajele schimbate pentru a o stabili.

Pentru că nu se introduc date de sănătate, prelucrarea intră sub articolul 6, ca date cu caracter personal obișnuite, nu sub articolul 9, ca date dintr-o categorie specială. Asta restrânge semnificativ ce trebuie să justificați și să documentați ca operator. Înseamnă și că limita trebuie respectată în practică: notele libere de pe fișa unui pacient sunt pentru context de programare, iar detaliile clinice nu ar trebui scrise acolo.

Separarea între cabinete

Fiecare cabinet este un client separat. Separarea este impusă chiar în PostgreSQL, prin securitate la nivel de rând legată de cabinetul conexiunii, nu prin cod de aplicație care trebuie să își amintească să adauge un filtru. Filtrarea la nivel de aplicație există și ea, așa că o singură greșeală în oricare dintre straturi nu expune nimic.

Un test automat care încearcă intenționat să citească datele unui cabinet fiind autentificat ca alt cabinet rulează ca poartă de build. Dacă testul acela reușește vreodată, build-ul cade și nu se publică nimic.

Accesul de suport al echipei noastre este separat la rândul lui. Rulează sub un rol de bază de date distinct, cere un motiv scris pentru orice modificare și înregistrează diferența dintre starea dinainte și cea de după, alături de numele persoanei care a făcut-o.

Drepturile pacienților

Acces și portabilitate. Fișa completă a unui pacient, inclusiv istoricul mesajelor, se exportă la cerere, dintr-o singură acțiune, direct din pagina pacientului. Nu trebuie să deschideți un tichet la noi.

Ștergere. Ștergerea unui pacient cere un motiv scris, care se păstrează împreună cu ștergerea. Există ca să se poată distinge ulterior între o cerere de ștergere și o ștergere din greșeală.

Rectificare. Datele pacientului pot fi modificate oricând, direct de personalul cabinetului.

Opoziție la reamintiri. Reamintirile sunt mesaje tranzacționale legate de o programare pe care pacientul a făcut-o, nu marketing. Un pacient care cere să nu le mai primească poate fi setat astfel, fără să i se anuleze programările.

Cât timp se păstrează datele

Perioadele se configurează pentru fiecare cabinet, iar valorile implicite sunt prudente, nu permisive.

• Pacienții inactivi sunt șterși automat după o perioadă stabilită de dumneavoastră în care nu au mai fost văzuți.
• Istoricul mesajelor se curăță automat după un interval configurabil și poate fi curățat și manual, oricând.
• Jurnalul de audit are propria perioadă de păstrare și propria curățare.

Nimic nu se păstrează la nesfârșit în mod implicit. Dacă aveți nevoie de o perioadă mai lungă din motive contabile sau legale, aceasta este o setare, iar motivul ar trebui consemnat în politica dumneavoastră de păstrare a datelor.

Dovezi pe care le puteți arăta autorității

• Evaluarea impactului asupra protecției datelor este generată din configurația reală a sistemului și păstrată ca versiuni, ca să puteți arăta ce spunea evaluarea la o anumită dată, în loc să o reconstituiți.
• Jurnalul de audit înregistrează accesul administrativ la datele cabinetului, atribuit unei persoane cu nume, și se exportă la cerere.
• Acordul de prelucrare a datelor documentează relația prevăzută de articolul 28.

Subîmputerniciți

O parte din prelucrare are loc în mod necesar în afara sistemelor noastre. Aceștia sunt cei implicați și motivul.

Subîmputernicit	Scop	Locație
OpenAI	Citirea intenției dintr-un mesaj primit de la pacient	Statele Unite
Meta Platforms (WhatsApp)	Trimiterea și primirea mesajelor	Statele Unite
Twilio	Trimiterea SMS-urilor, inclusiv ofertele de pe lista de așteptare	Statele Unite
Resend	Email tranzacțional către personalul cabinetului, de exemplu resetarea parolei	Statele Unite

Transferurile în afara Spațiului Economic European se fac în baza clauzelor contractuale standard. Le spunem aici, nu ascunse undeva, pentru că un cabinet care este operator trebuie să își poată numi subîmputerniciții și pentru că o pagină care susține tratarea atentă a datelor ar trebui să fie directă și în privința propriilor date.

Resend livrează emailul tranzacțional către personalul cabinetului, de exemplu resetarea parolei. Nu are acces la datele niciunui pacient. Formularul de cerere a unei demonstrații de pe acest site de prezentare nu trece prin Resend sau prin alt serviciu de trimitere; este livrat prin găzduirea noastră de email, iar nota de confidențialitate îl acoperă.

Particularități pentru România

Pe lângă GDPR, prelucrarea intră sub Legea 190/2018, care pune în aplicare GDPR în România, și sub Legea 506/2004 privind confidențialitatea în comunicațiile electronice. Autoritatea de supraveghere este ANSPDCP.

Reamintirile de programare sunt tratate ca mesaje tranzacționale în sensul Legii 506/2004, nu ca marketing, pentru că se referă la o programare pe care pacientul a făcut-o deja.

Securitate

Datele sunt criptate în tranzit. Accesul la panou se face cu un cont creat de administratorul cabinetului, cu roluri care limitează ce vede un medic față de un administrator. Punctele de autentificare au limitare de rată. Nu există înregistrare automată, deci nu există niciun cont pe care cabinetul dumneavoastră să nu îl fi cerut.

Întrebări

Dacă ceva de aici nu răspunde la ce aveți nevoie, întrebați înainte să semnați. Cererile despre datele unui anumit pacient trebuie să vină de la cabinet, pentru că operatorul este cabinetul dumneavoastră, iar noi acționăm pe baza instrucțiunii dumneavoastră.