Pacienții se programează. Nimeni nu deschide WhatsApp.
O recepție automată care verifică disponibilitatea reală, reține intervalul, confirmă și reamintește. Pentru cabinete stomatologice din România.
Cum se face, de fapt, o programare
O conversație reală, exact în forma în care o trimite sistemul. Pacientul scrie pe numărul pe care cabinetul îl are deja afișat. Nimeni din cabinet nu tastează.
Reprogramarea, anularea și înscrierea pe lista de așteptare funcționează la fel, în aceeași conversație.
- 09:14Pacient
Bună ziua! Aș vrea o programare pentru un control, săptămâna viitoare dacă se poate.
Pacientul scrie pe numărul de pe ușă și de pe site. Nu are nimic de instalat, niciun portal, nicio parolă.
- 09:14Cabinet
Bună ziua! Sigur. Pentru control avem liber marți 12 la 10:30, marți 12 la 15:00 sau joi 14 la 09:00. Care vă convine?
Cererea este citită ca intenție, apoi verificată pe calendarul real: programul medicului, durata serviciului, tampoanele dinainte și de după, preavizul cerut. Se oferă numai intervale chiar libere.
- 09:16Pacient
Joi la 9 ar fi perfect.
Răspunsul vine în cuvinte obișnuite. Nu există meniu de parcurs și nimic de apăsat.
- 09:16Cabinet
V-am reținut joi, 14 august, ora 09:00, control cu dr. Elena Marinescu. Confirmați programarea?
Intervalul ales este reținut cinci minute, ca să nu îl ia altcineva cât timp pacientul încă citește.
- 09:17Pacient
Da, confirm.
Un singur cuvânt încheie discuția. Programarea e în calendar înainte ca pacientul să lase telefonul din mână.
- 09:17Cabinet
Gata, sunteți programat. Vă trimitem o reamintire cu o zi înainte și în dimineața respectivă. O zi bună!
Tot ce s-a întâmplat mai sus s-a petrecut fără ca cineva din cabinet să deschidă WhatsApp.
- 09:00 a doua ziCabinet
Vă reamintim: mâine, 14 august, ora 09:00, control cu dr. Elena Marinescu. Dacă nu puteți ajunge, răspundeți la acest mesaj.
Reamintirile pleacă singure, cu o zi înainte și încă o dată în dimineața respectivă. Pacientul care răspunde aici ajunge la cabinet, nu la un robot.
Un interval anulat se reocupă singur
O anulare înseamnă de obicei un gol în zi pe care cineva trebuie să îl observe, apoi să sune pe rând până îl umple. Aici golul se închide înainte să observe cineva că s-a deschis.
-
Anulat
Un pacient renunță la ora de mâine dimineață. Intervalul e liber din nou.
-
Potrivit
Lista de așteptare este citită după cine așteaptă de cel mai mult timp un interval ca acesta.
-
Oferit
Primește un mesaj cu oferta și are treizeci de minute să răspundă.
-
Mai departe
Fără răspuns, sau cu un nu, intervalul trece singur la următorul din listă.
-
Reocupat
Un cuvânt îl ia. Scaunul e programat din nou.
Nimeni din cabinet nu a făcut nimic.
În cele mai multe zile, ecranul acesta e gol
În alerte ajunge numai ce nu s-a putut încheia automat: cineva care pare urgent, cineva care a cerut un om, o programare eșuată, o reamintire netrimisă. Restul e deja rezolvat până se așază personalul la birou.
E singurul ecran care vă cere ceva, și tocmai de aceea e cel care ar trebui să rămână gol.
Tot cabinetul, pe un singur ecran
Nimeni nu mai trebuie să caute prin aplicația de mesagerie ca să știe ce se întâmplă. Calendarul, lista de așteptare, fișele pacienților și cifrele stau în spatele unei singure autentificări.
Construit pentru legislație, nu pe lângă ea
Cabinetul dumneavoastră este operatorul de date, iar acesta este un împuternicit care acționează pe baza instrucțiunilor dumneavoastră. Nu se introduce niciun diagnostic, tratament sau act medical, așa că datele păstrate sunt de programare și de contact, sub articolul 6, nu date de sănătate sub articolul 9.
Separare
Fiecare cabinet este separat chiar în baza de date, prin securitate la nivel de rând în Postgres, nu prin cod de aplicație pe lângă care ar putea trece o eroare. Un test care încearcă să citească dintr-un cabinet în altul rulează ca poartă de build și oprește build-ul dacă reușește vreodată.
Drepturile pacientului
Fișa completă a unui pacient se exportă la cerere, dintr-o singură acțiune. Ștergerea cere un motiv scris și reține cine a făcut-o. Pacienții nevăzuți de o perioadă stabilită de dumneavoastră sunt șterși automat, iar istoricul mesajelor se curăță pe aceeași bază.
Dovezi
Orice acces administrativ la datele cabinetului este înregistrat, atribuit unei persoane cu nume și exportabil. Evaluarea impactului asupra protecției datelor este generată și păstrată pe versiuni. Un acord de prelucrare a datelor este gata de semnat înainte să începeți.
Întrebările pe care le pun medicii
Luate din discuțiile reale de început. Dacă a dumneavoastră nu e aici, întrebați-o la telefon și o adăugăm.
Dacă programează ceva ce nu ar fi trebuit?
Porniți modul cu aprobare și nicio programare făcută pe WhatsApp nu devine definitivă până nu o confirmă un om. Pacientul e anunțat că ora este provizorie, dumneavoastră primiți un mesaj, iar o singură apăsare o încheie. De obicei cabinetele lucrează cu aprobarea pornită în primele săptămâni, apoi decid singure dacă o lasă așa.
Înlocuiește programul pe care îl folosim deja?
Nu. Stă alături de el. Hecate se ocupă de conversație, de verificarea disponibilității și de reamintiri; ce folosiți pentru fișe, imagistică și facturare rămâne cum este. Nu trebuie dezinstalat nimic.
O parte dintre pacienți nu folosesc WhatsApp. Cu ei cum rămâne?
Sună mai departe, iar personalul îi programează din panou exact ca în orice agendă. Hecate se ocupă de cei care scriu. Amândouă lucrează pe același calendar, așa că nu se suprapune nimic.
Al cui este numărul de WhatsApp?
Al dumneavoastră. Rămâne al dumneavoastră și rămâne legat de cabinet dacă plecați. Ne conectăm la numărul pe care îl aveți deja afișat, nu dăm unul nou, pentru că pacienții îl au deja salvat.
Înțelege cum scriu oamenii în realitate?
Citește româna obișnuită, inclusiv mesaje scurte, fără diacritice și cu greșeli de tastare. Unde nu este sigur, pune o întrebare simplă, iar unde tot nu își dă seama, predă conversația personalului în loc să ghicească. O programare greșită vă costă mai mult decât o predare, și este construit să prefere predarea.
Ce se întâmplă cu datele noastre dacă ne oprim?
Exportați totul întâi, dintr-o singură acțiune, iar apoi ștergem. Fișele pacienților sunt ale dumneavoastră. Nu există clauză de blocare și nici perioadă în care să fiți ținuți captivi.
În cât timp funcționează?
De obicei în două-trei săptămâni de la prima discuție. Cea mai mare parte înseamnă configurarea corectă a medicilor, serviciilor, duratelor și tampoanelor, plus repetiția pe calendarul dumneavoastră real. Conectarea propriu-zisă durează o după-amiază.
Ce se întâmplă după ce ne scrieți
Nu există formular de înregistrare și nici variantă gratuită. Cabinetele se configurează pe rând, de către noi, pentru că programul și tampoanele corecte fac diferența între programări cu cap și programări absurde.
Discutăm
O jumătate de oră la telefon. Ne uităm la cum lucrează recepția acum și dacă se potrivește. Uneori nu se potrivește.
Conectăm
Se conectează numărul de WhatsApp pe care îl aveți deja. Pacienții scriu în continuare pe numărul pe care îl știu.
Configurăm
Intră medicii, serviciile, duratele, tampoanele, programul și zilele libere. Aceasta este partea care decide dacă programările ies cu cap.
Repetăm
Programăm pe calendarul dumneavoastră real până când ofertele arată bine, înainte să vadă vreun pacient ceva.
Pornim
Încep să vină programările. Stăm aproape în primele săptămâni și potrivim formulările împreună.
Vedeți-l lucrând pe calendarul dumneavoastră
Veniți cu programul real și cu lista de servicii. O jumătate de oră ajunge ca să vă dați seama dacă își are locul în cabinet.
Cereți un demo